Notionの煩雑さを解消する「タグライブラリー戦略」：Apple純正メモ、Craftと徹底比較

情報管理ツールは日々進化していますが、「結局どれがいいの？」と悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。
私自身も、Appleの純正メモアプリを使い続けた後、Craftを経て、最終的にNotionにたどり着きました。
しかし、最初の頃のNotionはとにかく「煩雑」。自由すぎるUIに圧倒され、何度も挫折しかけました。

そんなNotionの弱点を解消したのが、私が導入した「タグライブラリー」という仕組みです。
この記事では、Notionの魅力や欠点、Appleメモ・Craftとの違い、そしてタグライブラリーによってどのように使い勝手が変わったのかを徹底的に解説していきます。

1. 私がメモアプリに求める3つの基準

• 情報の一元管理ができること
• 使っていて「楽しい」と思えるUI
• 過去のメモを簡単に検索・再活用できること

2. Apple純正メモの強みと限界

2-1. シンプルで高速、すぐに使える

AppleメモはiPhoneやMacに標準で搭載されており、起動も速く、UIも極めてシンプルです。
ショートカットキーやSiriとの連携も優れていて、思いついた瞬間にメモが取れるのは圧倒的な利便性です。

2-2. タグ機能はあるが柔軟性は低い

最近追加された「#タグ」機能により、検索性は向上しました。
ただし、タグの分類や統合、フィルターといった応用的な管理にはやや限界があります。

2-3. 構造化やデータベース的な整理は苦手

あくまで「紙のノートに書く」感覚に近いため、大量の情報をデータベースとして扱いたい場合には不向きです。

3. Craftの優美なUIと意外な落とし穴

3-1. 書くことが気持ちよくなるUX

Craftは、「文章を書くこと」そのものが楽しくなる美しいデザインとスムーズな操作感が魅力です。
Markdownにも対応しており、文章中心の構成にはぴったりです。

3-2. ページ階層の自由度は高い

Craftは「ノートの中にノート」という階層構造が非常に柔軟です。
プロジェクトごとにページを分けたり、アウトライナー的に情報を構成するのに向いています。

3-3. しかし、データベース機能は弱い

Notionのような「表」や「関係性を持ったデータベース」には弱く、あくまで文章管理が中心。
情報の再利用やクロスリンクによる横断的整理には、限界を感じました。

4. Notionの強みと「最大の壁」

4-1. 最強の情報構造化ツール

Notionはデータベース機能が非常に強力です。
タスク管理、日記、読書メモ、プロジェクト進捗、リンク集など、すべての情報をNotion上に統合できます。

4-2. しかし、自由すぎるUIは混乱の元

Notionは何でもできる反面、「どう整理すればいいのかわからない」状態に陥りがちです。
実際、私も最初の頃はページが乱立し、タグやカテゴリもバラバラで、すぐに情報が埋もれてしまいました。

5. タグライブラリーという突破口

5-1. なぜタグライブラリーを作ろうと思ったのか

情報を増やしていくほど、「検索しづらい」「重複が多い」「分類ルールが人によって変わる」といった問題が顕在化しました。
そこで思い切って、タグの定義そのものを一元管理する「タグライブラリー」を導入することにしました。

5-2. タグライブラリーの設計方法

• タグごとに説明や使用例を記載
• タグに階層やカテゴリ（ジャンル別）を付ける
• タグを「選択リスト」として統一的に使う
• 使用頻度や類似タグを参照できるビューを作成

これにより、「どのタグを使うか悩む」問題が大幅に減少しました。

5-3. データベースにタグを紐づける

各ノート、タスク、アイデアなどのデータベースに「タグ」プロパティを追加し、タグライブラリーと連携。
リレーションを活用して、タグの解説や類似タグを自動で表示する構造にしました。

5-4. 「暮らしとNotion。」の記事を参考にした工夫

さらに参考にしたのが、「暮らしとNotion。」の記事です。
ここでは、メモのデータベースを用いて、すべてのメモを一元管理し、タグで整理するテンプレートが紹介されています。

このテンプレートを取り入れることで、メモの分類・検索が圧倒的にスムーズになりました。
タグが増えてもリレーション機能によって整理できるので、情報が「散らかる」ことがありません。

6. タグライブラリー導入後の効果

6-1. ページ作成がスムーズになった

何かを書くときに「これはどういう分類だったっけ？」と迷うことがなくなりました。
テンプレート化したタグ入力欄に、ライブラリーから選ぶだけ。分類ルールが統一され、時短にもなりました。

6-2. 検索性が劇的に向上

「#業務改善」「#読書」「#TODO」などのタグでフィルタすれば、瞬時に関連情報を呼び出せるようになりました。
複数タグのAND/OR検索も可能で、Google検索より早く目的のノートにたどり着けます。

6-3. アーカイブ・再利用がしやすくなった

過去の情報が「死蔵」されず、定期的に見返したくなる構造になりました。
データベースのビューを「タグ別まとめ」にすることで、Evernote的な活用も可能です。

7. Notion vs Appleメモ vs Craft 機能比較表

8. まとめ：タグライブラリーがあれば、Notionは最強

最初は戸惑いの連続だったNotionですが、「タグライブラリー」という整理の軸を作ったことで、見違えるように使いやすくなりました。

AppleメモやCraftのような直感的な使いやすさはありませんが、構造化・再利用・連携の力では圧倒的にNotionが優れています。
情報量が増えるほどその差は顕著になり、今では私の仕事・生活のすべてのハブとして活用しています。

もし「Notionは難しい」と感じている方がいたら、まずは自分だけのタグライブラリーを作るところから始めてみてください。
情報管理が変われば、思考も変わります。そして、その変化が日々の生産性に確実に影響を与えてくれるはずです。

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今後は、タグライブラリーの具体的なテンプレートや、Notionの効率化Tipsも順次発信していきますので、ぜひチェックしてください。

よくある質問（FAQ）

Q. Notionのタグライブラリーはどうやって作ればいいですか？

Notionでタグライブラリーを作るには、まず「タグ一覧」専用のデータベースを作成し、名前・カテゴリ・説明などのプロパティを設定します。その後、各ページのタグプロパティをリレーションで紐づけることで、統一的に管理できます。

Q. AppleメモやCraftでもタグライブラリーは作れますか？

ある程度の分類は可能ですが、Appleメモはタグの自動一覧機能が弱く、Craftもデータベース的な管理ができないため、大規模なタグ管理には不向きです。Notionの方が管理性に優れています。

Q. タグは何個まで作っても大丈夫ですか？

Notion自体には大きな制限はありませんが、実運用では「ジャンルごとに分類できるように階層を設け、100個以内に抑える」ことをおすすめします。増えてきたらグループ化して整理するのがポイントです。

タグライブラリーで活用される代表的な例

• 読書メモ：ジャンル別・著者別で分類
• 会議メモ：部署別・プロジェクト別で整理
• ライフログ：気分、健康、食事などで可視化
• ブログ構想：カテゴリ、進捗、公開日で管理
• 業務改善メモ：業務領域・効果別で再利用

タグライブラリーを導入すれば、情報の再利用性が大幅に高まり、Notionを「書きっぱなし」で終わらせずに済みます。

タグライブラリーを活用すれば、Notionは「散らかる」から「整う」へと進化します。
ぜひあなたの情報整理にも取り入れてみてください。